Uma boa aplicação gestão stand junta num só sítio o stock de viaturas, os anúncios, a faturação e os contactos dos clientes. Se hoje ainda controlas o negócio com folhas de Excel, um caderno e o WhatsApp, o que ganhas é não perder informação: saber que viaturas tens, quanto te custaram, a quem as propuseste e o que falta fazer em cada uma.
Com o fim do verão e o outono à porta, é boa altura para arrumar a casa. Há o feriado de 5 de outubro, o de 1 de novembro e o ano a fechar depressa. O StandFácil foi pensado para donos de stands de usados que percebem de carros e não querem perder tempo com informática, por isso este guia fala de funções e de decisões, não de tecnologia.
O que deve ter uma aplicação gestão stand
Nem todas as aplicações servem para um stand. Muitas foram feitas para lojas ou oficinas e depois adaptadas. Para um stand de usados, estas são as funções que fazem diferença no dia a dia:
- Ficha completa da viatura: matrícula, marca, modelo, quilómetros, data de matrícula, número de donos, preço de compra, despesas de preparação e preço de venda.
- Controlo de stock por estado: em preparação, à venda, reservada ou vendida, com o número de dias que cada viatura leva parada.
- Tomas de retoma: registar a viatura que o cliente te entrega, o valor atribuído e o negócio a que ficou associada.
- Publicação de anúncios: escreveres a descrição e as fotografias uma só vez, em vez de repetires o trabalho em cada portal.
- Faturação: emitir a fatura a partir da própria ficha da viatura, sem copiares dados de um sítio para o outro.
- CRM de clientes e propostas: saber quem perguntou por que viatura, que proposta enviaste e quando deves voltar a ligar.
- Acompanhamento da proposta de crédito: ver em que ponto está cada processo de financiamento, sem depender da memória.
Se uma aplicação te obriga a usar três programas para fazer isto, continuas com o problema que tinhas antes, só que mais caro.
Aplicação de gestão para stand ou folhas de Excel?
O Excel serve enquanto tens meia dúzia de viaturas e só tu mexes nele. O problema aparece quando há mais gente a vender, quando o stock cresce ou quando precisas de saber uma coisa depressa, com um cliente à tua frente.
| Situação no stand | Com folhas soltas | Com uma aplicação de gestão |
|---|---|---|
| Saber quanto custou uma viatura | Procurar na folha, na fatura e nas mensagens | Está na ficha da viatura |
| Ver quais as viaturas paradas há mais tempo | Fazer contas à mão | Lista ordenada por dias em stock |
| Responder a um cliente sobre uma proposta | Depende de quem falou com ele | Histórico do cliente à vista |
| Emitir fatura de uma venda | Reescrever os dados da viatura | Usar os dados já registados |
| Um vendedor sai da empresa | Levas contigo metade da informação | Fica tudo na aplicação |
Regras do setor que a aplicação te deve facilitar
Uma aplicação não substitui o teu contabilista, mas deve ajudar-te a trabalhar dentro das regras. Estes são três pontos que convém confirmares antes de escolheres:
- Faturação certificada: em Portugal, os programas de faturação têm de estar certificados pela Autoridade Tributária. Pergunta isto por escrito, antes de mais nada.
- Regime de margem: a venda de bens em segunda mão pode ser tributada pela margem de lucro, ao abrigo do Decreto-Lei n.º 199/96. A aplicação deve guardar o preço de compra de cada viatura, porque é com ele que o cálculo se faz.
- Garantia: pelo Decreto-Lei n.º 84/2021, a garantia legal de bens móveis é de 3 anos, e nos usados pode ser reduzida por acordo até um mínimo de 18 meses. Convém que o prazo acordado fique registado no negócio.
Confirma sempre os detalhes com o teu contabilista, sobretudo o regime de IVA aplicável a cada tipo de venda.
Como testar uma aplicação gestão stand antes de pagar
Não te deixes levar por uma demonstração bonita. Faz o teste com o teu stock real, seguindo estes passos:
- Regista cinco viaturas que tens hoje à venda, com todos os custos.
- Cria uma toma de retoma ligada a uma venda fictícia.
- Publica um anúncio e vê quanto tempo demoras.
- Emite uma fatura de teste e mostra-a ao teu contabilista.
- Pede a um vendedor teu que use a aplicação durante um dia, sem ajuda tua.
Se alguém da equipa se queixa de que é complicado, isso diz mais do que qualquer lista de funções. Se quiseres um critério mais amplo para comparar fornecedores, lê o nosso guia Software para stands: como escolher o certo para o teu stand.
Quando faz sentido mudar
O melhor momento é quando o stock está mais leve e tens tempo para carregar os dados sem pressão. Migrar em plena campanha, com o telefone a tocar, é receita para desistires ao terceiro dia. O final do outono, antes do fecho do ano, é uma boa janela para muitos stands.
Perguntas Frequentes
Quanto custa uma aplicação de gestão para stand?
Depende do número de utilizadores, do número de viaturas em stock e das funções incluídas, como faturação e publicação de anúncios. Não há um preço único no mercado. Pede sempre o valor por escrito, com o que está incluído e o que se paga à parte.
Preciso de saber informática para usar uma aplicação de gestão de stand?
Não. Se sabes preencher a ficha de uma viatura em papel, consegues preenchê-la num ecrã. O que deves exigir é que o fornecedor te ajude a carregar o stock inicial e que a aplicação funcione bem no telemóvel, porque muito do trabalho de um stand faz-se no pátio e não à secretária.
A aplicação serve para faturar?
Deve servir, mas só se o módulo de faturação for certificado pela Autoridade Tributária. Confirma isso antes de assinares e pergunta como é tratada a venda em regime de margem. Se o fornecedor não responder com clareza, desconfia.
Posso passar os dados das folhas de Excel para a aplicação?
Na maioria dos casos sim, mas convém perguntar como é feito e quem o faz. Antes de migrares, limpa a folha: uma linha por viatura, matrículas escritas de forma igual e preços de compra preenchidos. Quanto mais arrumada estiver a folha, mais depressa ficas a trabalhar.
O passo seguinte
Esta semana, escolhe as cinco viaturas que estão há mais tempo no teu pátio e junta para cada uma o preço de compra, as despesas e as propostas que já recebeste. Depois carrega esses dados na aplicação que estiveres a avaliar, incluindo o StandFácil, e vê se em vinte minutos ficas a saber mais sobre o teu stock do que sabias esta manhã. Se sim, já tens a tua resposta.