Faltam 15 dias para o feriado de 5 de outubro e é boa altura para largar as folhas de Excel: um software para stands junta o stock de viaturas, os anúncios, a faturação e as fichas de clientes num só programa. O que interessa é que faça o trabalho de todos os dias sem te obrigar a perceber de informática. Se o stock está numa folha, as propostas num caderno e as faturas noutro programa, é nessas passagens que se perdem vendas e tempo.
O StandFácil foi feito para donos e gerentes de stands de usados, pequenos e médios. Este guia serve para escolheres bem, seja o nosso programa ou outro.
O que faz um software para stands
Um bom software para stands cobre o circuito completo de uma viatura, desde que entra até sair do stand:
- Ficha da viatura: matrícula, marca, modelo, quilómetros, data de matrícula, preço de compra e preço de venda, tudo no mesmo sítio.
- Stock: saber em segundos quantas viaturas tens, há quanto tempo estão paradas e quais já têm anúncio.
- Anúncios: publicar a partir da ficha da viatura, sem escreveres tudo de novo em cada portal.
- Faturação: emitir documentos ligados à viatura vendida, sem copiar dados à mão.
- CRM de clientes e propostas: registar quem perguntou por que carro, que proposta foi feita e quando é preciso voltar a ligar.
Se o programa não trata destas cinco áreas, vais continuar a usar folhas paralelas, e aí já não é software de gestão, é mais um sítio onde escrever.
Sinais de que já precisas de um software para stands
Não é preciso ter 50 viaturas para justificar. Basta reconheceres duas ou três destas situações:
- Já vendeste (ou prometeste) uma viatura que afinal estava reservada a outro cliente.
- Não sabes de cabeça quanto te custou uma viatura contando a reparação, a inspeção e o IUC pago.
- O anúncio diz um preço e a folha de stock diz outro.
- Uma toma de retoma ficou por registar porque o cliente veio ao fim do dia.
- No fim do mês, o teu contabilista pede documentos que tens de ir procurar viatura a viatura.
Quanto custa um software para stands?
Depende do número de utilizadores, dos módulos que contratas e do tamanho do stock. Por isso desconfia de quem promete um preço fixo sem perguntar nada sobre o teu stand. Pede sempre o valor por escrito e pergunta o que está incluído: formação, migração dos dados que já tens, suporte e atualizações.
Como comparar software para stands: 6 perguntas
Depois de veres duas ou três opções, compara pelo que importa no balcão e não pelo número de funcionalidades.
| Critério | Pergunta a fazer | Porque importa |
|---|---|---|
| Faturação | O programa de faturação é certificado pela Autoridade Tributária? | Sem certificação não podes emitir documentos válidos. |
| Stock | Consigo ver as viaturas paradas há mais tempo? | É o dinheiro preso no stand. |
| Anúncios | Publico a partir da ficha da viatura? | Evita preços diferentes em sítios diferentes. |
| Clientes | Fica registado o histórico de propostas por cliente? | Sabes a quem voltar a ligar. |
| Dados | Posso exportar os meus dados se sair? | Os dados são teus, não do fornecedor. |
| Suporte | Falo com uma pessoa em português? | Um problema à sexta à tarde não pode esperar. |
O que a lei te obriga a ter em ordem
O software não substitui o contabilista, mas deve ajudar-te a cumprir o que a lei exige. Há três pontos que convém confirmares com ele antes de escolheres:
- Faturação certificada: os documentos têm de ser emitidos por programa certificado pela Autoridade Tributária.
- IVA nas viaturas usadas: muitos stands vendem ao abrigo do regime especial de tributação da margem, previsto no Decreto-Lei n.º 199/96. O programa deve saber tratar a venda assim, e não apenas com IVA à taxa normal de 23% sobre o total.
- Garantia: o Decreto-Lei n.º 84/2021 prevê 3 anos de garantia legal para bens novos. Nos usados, as partes podem acordar um prazo mais curto, mas nunca inferior a 18 meses. Convém registar esse prazo na ficha de cada venda.
Estes pontos podem ter regras específicas para a tua situação. Confirma sempre com o teu contabilista.
Porque esta altura do ano é boa para mudar
Setembro e outubro costumam ser meses de reorganização: acabaram as férias, o stock de verão fica para trás e começam a chegar retomas. Com os feriados de 5 de outubro e de 1 de novembro, muitos clientes só passam pelo stand em dias pontuais, e o que fica registado nesses dias faz diferença na semana seguinte.
Mudar de sistema em pleno movimento é mais difícil. Por isso, aproveita as semanas até ao início de novembro para passar o stock atual para o programa, testar a emissão de um documento de teste e habituar a equipa antes do fecho do ano.
Quanto tempo demora a passar para um software novo?
Depende de onde estão os teus dados hoje. Se o stock está numa folha organizada, com uma coluna por campo (matrícula, marca, modelo, preço), a passagem é rápida. Se está espalhado por cadernos, mensagens e fichas soltas, o trabalho está em reunir tudo primeiro. É por isso que convém começar por limpar a lista, mesmo antes de escolher o programa.
Onde o StandFácil entra
O StandFácil junta a gestão de viaturas e stock, a publicação de anúncios, a faturação e o CRM de clientes e propostas. Não pedimos que mudes a forma como trabalhas: a ficha da viatura, a toma de retoma e a proposta seguem a lógica que já conheces do dia a dia do stand. Se preferires outra solução, usa as perguntas da tabela acima para a avaliares com o mesmo critério.
Perguntas Frequentes
O que é um software para stands automóveis?
É um programa de gestão feito para quem compra e vende viaturas. Regista cada viatura desde a compra ou retoma até à venda, controla o stock, publica anúncios, emite faturas e guarda o histórico de clientes e propostas.
Um stand pequeno precisa de software de gestão?
Precisa assim que o stock e as propostas deixam de caber na memória de quem gere. Com poucas viaturas, o ganho está em não vender duas vezes o mesmo carro, em saber o custo real de cada viatura e em ter os documentos organizados para o contabilista.
Posso continuar a usar o meu programa de faturação atual?
Podes, desde que seja certificado pela Autoridade Tributária. O problema é ter de escrever os mesmos dados duas vezes, na gestão de stock e na faturação, o que aumenta o risco de erros. Pergunta ao fornecedor se a faturação vem integrada ou como é feita a ligação.
Como sei se o software trata bem o IVA das viaturas usadas?
Pergunta diretamente se suporta o regime de tributação da margem e pede para ver uma venda de teste com esse regime. Se a resposta for vaga, esclarece com o teu contabilista antes de assinares.
O teu próximo passo
Antes do feriado de 5 de outubro, abre a folha onde tens o stock e conta as viaturas que lá estão. Ao lado de cada uma, anota o preço de compra, os gastos com reparação e se já tem anúncio publicado. Depois marca uma demonstração do StandFácil com essa lista à frente e pede para veres uma das tuas viaturas, com a respetiva proposta e fatura, dentro do programa.